Использование ЭЦП для электронных торгов и документооборота

Возможности электронной цифровой подписи для работы с документами и участия в электронных торгах невозможно переоценить. Компания, которая обладает такой подписью, получает широкий доступ к работе с крупнейшими электронными торговыми площадками и усиливает эффективность документооборота. Один из примеров продукции с ЭЦП - ЗАО «Калуга Астрал».

Кроме того, получение квалифицированной электронной цифровой подписи - это доступная всем желающим возможность, которую можно осуществить всего за 30 минут. При этом стоит обратить внимание на возможности сертифицированных удостоверяющих центров, предлагающих широкий выбор тарифных планов по ЭЦП, с возможностью подключения дополнительных опций.

Необходимость наличия ЭЦП возрастает в силу ее значимости в электронном документообороте крупных предприятий, а также ее неотъемлемости в участии в электронных торгах. Если вы собираетесь передавать отчетность в контролирующие органы в электронном формате, то вы обязательно нуждаетесь в электронной цифровой подписи.

Перед началом процесса получения ЭЦП необходимо определить, в каких целях вы будете ее использовать, а также оформить ее в соответствии с правилами и требованиями специальных удостоверяющих центров.

Виды ЭЦП и их особенности

Использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) становится все более популярным в нашем мире. Ее передовые технологии стали заменой обычной бумажной подписи, что позволяет сократить время на оформление значительного количества документов, а также повышает надежность и защиту сервиса.

В настоящее время существует три вида ЭЦП. Простая электронная подпись подтверждает отправку документа конкретным лицом. Усиленная неквалифицированная электронная подпись позволяет подтвердить отсутствие изменений в документе с момента его подписания. А усиленная квалифицированная электронная подпись отличается наибольшей защищенностью, используя два кодовых ключа - открытый и закрытый, которые работают только в паре. Кроме того, сведения о владельце помогает подтвердить сертификат ЭЦП, который действителен в течение не более 365 дней. Такие ЭЦП используются для госзакупок, ответственных сделок и документов.

Электронно-цифровые подписи настолько надежные, что даже более простые типы практически невозможно подделать. Необходимый объем вычислений оказывается настолько высоким, что даже современные программы не в состоянии справиться с задачей в момент подписания. Однако, даже с такой надежностью, для повышения доверия владельца к этому инструменту работы, его электронная цифровая подпись может быть застрахована.

Электронные торги - активно развивающаяся область в сфере государственных закупок, требующая оперативной реакции на перемены на рынке и гибкости в формировании предложений. В этом процессе электронно-цифровая подпись (ЭЦП) является фундаментальным компонентом.

Главная задача участников электронных торгов - успеть подать предложение с наиболее выгодными условиями и конкурентоспособной ценой. ЭЦП подтверждает серьезность намерений участника торгов и гарантирует готовность заключения контракта на условиях аукциона. Кроме того, подпись понадобится для заверения самой заявки на участие в торгах.

Ключевая роль ЭЦП побуждает участников торговых процедур обратить внимание на важность обладания ею. ЭЦП должна быть у каждого сотрудника компании-участника аукциона, который занимается регистрацией, подписанием контракта и участием в торгах.

При готовности рассчитать стоимость ЭЦП для участия в ЭТП, необходимо иметь в виду, что ключ ЭЦП для электронных торгов должен быть получен лично владельцем в аккредитованном удостоверяющем центре, который оформляет ЭЦП.

В настоящее время все больше предприятий переходит на электронный документооборот. Это позволяет снизить расходы на оформление документов. Кроме того, все документы укладываются в единую базу, к которой есть доступ у каждой группы сотрудников.

Применение ЭЦП является неотъемлемой частью внутренних и внешних бизнес-процессов, которые, зачастую, требуют подписания документов. Использование ЭЦП позволяет перевести эти операции в электронную форму, а также заверять целые пакеты документов, не тратя время на подписание каждого документа по отдельности.

Как оформить электронно-цифровую подпись?

Получение электронно-цифровой подписи (ЭЦП) для электронных торгов или ведения электронного документооборота довольно просто. Для этого необходимо обратиться в сертифицированный удостоверяющий центр, подать заявку и приложить комплект необходимых документов.

Для получения ЭЦП юридического лица потребуются следующие документы:

• копия паспорта заявителя, заверенная печатью компании;
• копия устава организации, заверенная в организации;
• копия свидетельства о постановке на налоговый учет, заверенная печатью компании;
• копия приказа о назначении руководителя организации, заверенная в организации;
• документ, подтверждающий оплату услуг получения ЭЦП.

Для физического лица требуется подать заявку и приложить заверенную у нотариуса копию паспорта и документальное подтверждение оплаты.

Изготовление ЭЦП происходит незамедлительно и занимает небольшое количество времени. Она производится сразу при вас путем автоматической генерации кодов и записи их на носитель. Однако стоит отметить, что удостоверяющие центры гарантируют конфиденциальность этой информации и обеспечивают защиту ваших данных. Получение ЭЦП можно сравнить с получением ПИН-кода для банковской карты.

Где приобрести ЭЦП?

Для того чтобы получить электронно-цифровую подпись, нужно обратиться в специализированные удостоверяющие центры, которые имеют соответствующую сертификацию. Обратите внимание, что выбранный Вами центр должен иметь возможность работать с органами и службами, которым Вы планируете предоставлять заверенную электронную подпись.

Один из таких удостоверяющих центров, «Калуга Астрал», имеет официальные представительства в Санкт-Петербурге, Москве и Калуге, а также аккредитацию в Минкомсвязи России. В работе используется сертифицированное оборудование и программное обеспечение, включая различные инновации компании.

В представительствах «Калуга Астрал» возможно приобрести ЭЦП для торгов на пяти федеральных площадках. С помощью заверенных подписей станет проще предоставлять отчетность в ФСС, ФНС, Росстат, ПФР и ФСТ, а также вести электронный документооборот. В случае возникновения затруднений при использовании электронной подписи, специалисты круглосуточной службы поддержки окажут необходимую помощь.

Фото: freepik.com